Mine põhisisu juurde

RAAMATUPIDAJALE - Kuise kliendi raamatupidamine

Ettevõtte üldised töökorraldused, klientidega suhtlus, regulaarsete ülesannete täitmine Scoros, dokumentide edastamine.

Klaar.me Support avatar
Autorilt Klaar.me Support
Värskendatud üle aasta tagasi

1. Üldine töökorraldus

  • Klaar.me-s töötab ühe ettevõttega mitu inimest (raamatupidaja + finantsjuht (+vajadusel eritöö või sisekontrollija)). Sellest tulenevalt on kõikide ettevõttega seotud tegevuste puhul oluline, et ka kolmas isik saaks aru, mis on tehtud ja mis tegemata (sellepärast tuleb järgida Klaar.me siseseid standardeid)

  • Olemasolevate Klaar.me klientide (olnud kliendid rohkem kui 1- kuu) puhul vaata kliendi Google Drive kaustadest, kuidas on varasemalt asju tehtud ja dokumente salvestatud.

NB! Enne tööga alustamist tutvu kindlasti Klaar.me üldiste süsteemide kirjeldusega.


2. Kliendiga suhtlemine (st igapäevased raamatupidamisega seotud küsimused)

  • Suurematel klientidel (A-kliendid) on Klaar.me sisene e-maili aadress (ettevõ[email protected]), mille kaudu toimub suhtlus. E-maili aadress ja parooli saad kirjutades [email protected].

  • Ülejäänud kliendid (B-, C- ja C-mini kliendid) edastavad jooksvaid raamatupidamisega seotud küsimusi raamatupidaja isiklikule e-mailile ([email protected]).
    PS! Kliendikirjadele vastame 24h jooksul ning suuremate teemade puhul anname 24h jooksul teada, millal jõuame vastata. Peale kirjale vastamist tuleb kiri tõsta vastava kliendi kausta (vajadusel loo uus kaust enda meilboksis) ning pealehele jäävad ainult need e-mailid, mille puhul on tegemist lahtiste teemadega.

NB! Kliendi meilboks ja raamatupidaja isiklik e-mail on mõeldud ainult kuistele klientidele igapäevaste raamatupidamisega seotud küsimuste jaoks. Kui klient edastab arveid e-maili teel, tuleb need saata e-mailile [email protected].


3. Korduvad ülesanded Scoros

Igakuiselt tekivad igale kliendile järgmised ülesanded:

  1. Kuu kokku (vt kirjeldus) - kirjelduse lahtris on välja toodud näidis kirjeldus. Finantsjuhil on õigus seda muuta/täiendada.
    NB! Kirjeldus peab olema olema arusaadav ka uuele inimesele.

  2. TSD (vt kirjeldust) - juhul, kui tehakse palgaarvestust või kui ettevõte on käibemaksukohustuslane ja TSD on vaja 0-ga ülesse panna.

  3. KMD (vt kirjeldus) - juhul, kui ettevõte on käibemaksukohustuslane.

  4. Palgaarvestus (vt kirjeldust) - juhul, kui ettevõttel on töötajad ja toimub palgaarvestus.

  5. Nädal kokku - juhul, kui kliendiga tegeletakse vähemalt 1x nädalas. Tegevus tuleb panna korduma sellele päevale, mis päev/päevad on kliendiga kokku lepitud.

+ luuakse korduvad ülesanded ka kokkulepitud kuupäevadega aruandlusele (kui neid esineb) ja muudele konkreetsete tähtaegadega lubadustele.

PS! Korduvad ülesanded loob finantsjuht, raamatupidaja ise korduvaid ülesandeid ei loo. Kui raamatupidaja tuvastab, et mõne tegevuse puhul on korduv ülesanne puudu, informeerib ta sellest finantsjuhti.


4. Dokumendid – kuidas kliendid edastavad?

Informatsioon selle kohta, kuidas klient Klaar.me-le dokumente edastab, on kättesaadav kliendi kontaktikaardil. Selleks vali ülevalt menüüribalt Kontaktid – Otsi kontaktidest (nt Karu Ehitus OÜ).

Dokumentide edastamise viisid:

  • Enovice süsteem

  • Google Drive

  • E-maili kaudu [email protected]

  • E-arved pangas

  • Paralleelselt laevad dokumente Google Drive-i ja edastavad arveid e-mailile

NB1! Kõik ostuarved tuleb salvestada Google Drive, va Envoice süsteemi kaudu edastatud arved. Kui klient koostab müügiarveid SmartAccountsis, siis neid ei pea eraldi GoogleDrive-i salvestama.
NB2! [email protected] e-maili tuleb kontrollida kuu alguses üle päeva ning peale 20. kuupäeva kord nädalas. See tähendab, et enda klientidega seotud arved tuleb tõsta vastava kliendi kausta. Kui tuvastad, et kliendile on jäänud reegel tegemata (st arve ei lähe otse kliendi kausta), teavita sellest [email protected].

5. Kaardimaksete kajastamine raamatupidamiseprogrammis

  • Kaardimaksete puhul loome raamatupidamisprogrammis ühe ostuarve, kajastades iga kaardimakse tšeki eraldi reana. Arve numbriks tuleb märkida Kaardimaksed [aasta-kuu] ning rea kirjeldusse on oluline lisada arve nr ja kuupäev.

6. Pank

  1. Ostuarvetele tasumise ja müügiarvete laekumiste peale panekul kasuta alati SmartAccountsi impordimoodulit.
    PS! Väljaarvatud juhul, kui kasutame koondmakset (nt kaardimüük, terminalimüük jne).

7. Mida teha, kui kliendil on puuduvaid dokumente?

  • Puuduvad dokumendid tuleb kanda kontole 1225 - Puuduvad arved. Täpsem juhend puuduvate dokumentide kajastamise kohta asub siin - LINK


8. TSD ja KMD info edastamine

Deklaratsioonidega seotud informatsiooni edastame kliendile e-maili teel, mis sisaldab järgmist informatsiooni:

  • tasumisele kuuluv või ettemaksu summa;

  • makse on pangas ettevalmistud (sh millises pangas);

  • makse tähtaeg.

NB! E-maili sisu on olemas Scoro ülesande kirjelduses ning e-mail tuleb välja saata Scorost ja siduda vastava ülesandega (juhend leitav siit).

9. Lisaks vajalik teha järgmised kanded, mis tulenevad kliendiga sõlmitud kokkulepetest ja võivad sisaldada järgmisi tegevusi:

  1. Erisoodustuse pearaamatu kanne

  2. Töötasude pangakanne

  3. Maksude pangakanne - küsi maksuameti liikumisi ja saldot finantsjuhi käest. Tööjõumaksud seo Smartaccountsis ära õigete ridadega Maksuameti nõuete toimingute saldo järgi. Erisoodustusmaksude tasumine tuleb käsitsi lisaridadele kanda.

  4. Müügi periodiseerimine (vajadusel)

  5. Ostuarvete periodiseerimine (vajadusel) NB! Raamatupidaja määrab koos finantsjuhiga kulude periodiseerimise piirmäära vastavalt olulisusele. Mis summast alates mõistlik periodiseerimist läbi viia? Näiteks 10 eurost kvartali arvet ei ole mõistlik periodiseerida. Ei loo väärtust. Piirmäära määramisel lähtuda ettevõtte tegevusmahtudest ehk mis summa kliendi jaoks oluline.

Kas see vastas teie küsimusele?