1. Kokkulepped - mida see tähendab?
Uue kliendiga tehakse alati nö. kliendi kokkulepped, mille alusel edaspidi talle teenust hakkame osutama.
Esmased kokkulepped koostatakse juba müügiprotsessi käigus ning need täienevad juurutuse jooksul. Kokkulepped tuleb kliendiga kooskõlastada kirjalikult.
Kokkulepete alusel koostab Finantsjuht Scorosse korduvad ülesanded Raamatupidajale, vajadusel ka endale (Finantsjuhile) ning teistele tiimiliikmetele (näiteks Finantsanalüütikule).
Vt korduvate ülesannete loomise kohta lähemalt juhendist - LINK
2. Kokkulepete uuendamine - mis on vajalikud tegevused?
Ka kliendiga kokkulepete uuendamise eest vastutab Finantsjuht.
Raamatupidaja poolt on vajalik Finantsjuhti teavitada, kui regulaarsetes raamatupidamistegevustes on toimunud muudatused või on tegevusmahud oluliselt muutunud ja seda nii suurenemise kui vähenemise puhul.
Vastavalt muudatuse sisule peab Finantsjuht teavitama [email protected]:
Kui muutuvad mahud. Näide: Ostuarvete maht oluliselt kasvanud. Kokkulepitud arv oli 50 ja nüüd 75.
Kui muutuvad tegevused. Näide: Klaar.me hakkab tegelema võlglastega.
Kokkulepete uuendamisel on vaja teha järgmiseid tegevusi:
Vaata üle Scoro’s toodud kliendi kokkulepped ja võrdle kliendi pakkumisega: kontrolli, et Scoro info vastab tegelikele kliendi vajadustele ja Raamatupidaja poolt tehtavatele tegevustele ning on sama, mis aktiivses kliendi pakkumises.
Kontrolli, kas korduvad ülesanded on loodud: vaata SIIT, millised ülesanded peavad olema loodud.
Vajadusel uuenda vormistust: sealjuures paranda kirjavead, veendu, et läbivalt on kasutusel sama keel (eesti keel või inglise keel, erikokkulepped peavad olema täpploendiga: rasvasema kirjaga peab olema tegevuseliik, seejärel koolon ning siis sisu.)
Kontrolli, et Toggl ja kliendile tehtud pakkumine oleksid vastavuses: Togglis peavad olema avatud samad taskid, mis on väljatoodud kliendile saadetud pakkumises. Kui Togglis on taskid puudu, kirjuta sellest [email protected].
3. Kokkulepte koostamine - mis on vaja teha?
Täita kokkulepete Google Sheets faili. Lõplik PDF file tuleb salvestada kliendi Google Drive kausta (vt juhendi punkti ). PDF faili saab kätte Scorost.
PS! Täida Google Sheetsi faili kliendi kohtumise ajal. Scoro kontaktikaarti täiendatakse jooksvalt ja kahte eraldi faili ei ole mõistlik täiendada.Seejärel tuleb informatsioon Scorosse sisestada.
4. Kuidas lisada andmeid Scoros kontaktikaardile ning kuidas genereerida PDF kliendile?
Scoro kontaktikaardi täitmise ja PDF-i genereerimis juhendid leiad siit - LINK
5. Mida teha, kui info on kokku koondatud?
Kui kokkulepete PDF on koostatud, suuna [email protected] ülevaatamiseks ning kui Mari-Liis Kikase poolt PDF on üle vaadatud, saada see kliendile.
Lõplik PDF fail on vajalik Scorost välja salvestada kliendi Google Drive kausta 4. KOKKULEPPED.
Miks me PDF faili Scorost välja salvestame? Kuna Scoros kokkulepetega seotud väljad on dünaamilised ehk kui mingis lahtris infot muudetakse, siis muutub see info automaatselt Scoros olevas PDF.
NB! Kindlasti vaata üle/kontrolli PDF faili sisu enne kliendile väljasaamist.
NB! PDF fail on vajalik kliendikausta salvestada loogikaga 2021-01 xxx OÜ_kokkulepped. Miks nii? Kuna siis saame aru, millal on fail loodud (mis aastal ja kuus).
6. Kuidas luua korduvad ülesanded kokkulepete põhjal?
Korduvate ülesannete loomise juhend on kättesaadav siit - LINK
KOKKUVÕTE:
Täida kokkulepete Google Sheets fail.
Lisa info Scoros firmakaardile.
Saada kokkulepped [email protected] ülevaatamiseks (ei ole vaja saata PDF-i, vaid piisab kommentaarist Scoros, et PDF valmis).
Kui Mari-Liis Kikas on ülevaadanud kokkulepped, saada PDF fail otse Scorost kliendile.