Hea kolleeg
Sügis on saanud mõnusa hoo sisse ning sellega otsustasime hakata saatma praktilisi meeldetuletusi, et mõnda teemat eriliselt fookuses hoida. Sel nädalal räägime Envoice’i kinnitusringist, kus kaasatakse klient, et muuta meie töö veelgi sujuvamaks ja tõhusamaks!
Igapäevatöös näeme, et kinnitusringid on protsessilises vaates ülesse ehitatud ebaloogiliselt. Dokumendid jõuavad esmalt kliendi laule kinnitamiseks ja siis alles raamatupidajale. Samas klient ei tea, kuhu kontole dokument konteerida ja Envoice kahjuks ei võimalda kinnitamist teha ilma konteerimata. Lisaks jõuavad niimoodi kliendi lauale topelt arved, mis võib tekitada temas küsimust miks. Kui arved jõuaks esmalt meieni, siis me teame koheselt, et topelt arve saab kustutada.
Kinnitusring peab olema järgnev:
1. Raamatupidaja -> 2. Klient
1. Raamatupidaja -> 2. Klient -> 3. Raamatupidaja - antud kinnitusringi kasutatakse suurema mahuliste ja projektiarvestusega klientide puhul.
1. Klient -> 2. Raamatupidaja - kinnitusringi saab kasutada juhul kui klient on teadlik, miks arve tema lauale esimesena jõuab ehk mis ootus Raamatupidajal talle sellega seonduvalt on.
Siit leiad viite kinnitusringi mallide kirjeldusele - LINK
See loogika kehtib nii ostuarvete kui ka kuluaruannete puhul. Nii väldime topeltarvete või valede arvete jõudmist kliendi lauale ning säästame nii enda kui kliendi aega.
Kui sul tekib küsimusi või vajad abi kinnitusringi seadistamisega, siis kirjuta julgelt: [email protected]. Oleme olemas, et sind aidata!
Edukat nädalat soovides,
Klaar.me tiim
Kuupäev: 01.10.2024