Juhendi eemärk
Rakendada ühtset dokumentatsiooni salvestamise ja nimetamise süsteemi läbivalt kõikides Klaar.me kliendikaustades. Ühtse standardi järgi tegutsemine tagab selle, et kogu meeskond mõistab salvestamist ühte moodi ja kui kolmas osapool siseneb kliendi kausta, siis tal tekib selge pilt, kus mis asub ja mis kuupäeva dokumendiga tegemist.
Salvestamise loogika annab võimaluse ka kiiremini dokumentatsiooni kaustades sorteerida!
Dokumentide salvestamine
1. MÜÜK
Kui klient koostab müügiarveid raamatupidamisprogrammis, ei ole vaja arveid Google Drive-i salvestada. Kui aga raamatupidamisprogrammi väliselt (nt Excel), tuleb arved salvestada Google Drive-i + esialgne arve tuleb lisada juurde SmartAccountsi müügiarvele.
Kui aga müügiarved on koostatud mõnes muus programmis, tuleb need salvestada kausta: RMP_xx OÜ -> 1. RMP -> 1.MÜÜK -> 20xx -> 0x.
2. OST
Kõik ostuarved tuleb salvestada kausta: RMP_xx OÜ -> 2.OST -> 1. Ost -> 20xx -> 0x.
NB! Ostuarveid ei pea salvestama Google Drive-i, kui
Arved on üles laetud Envoice-i
Kui klient sisestab ise arveid SmartAccountsi (oluline, et arved on SmartAccountsis kandele juurde lisatud).
3. RAHA
Jooksvad pangafailid (sh iganädalased pangaväljavõtted) tuleb salvestada kausta: RMP_xx OÜ -> 3. RAHA -> 0 Jooksvad väljavõtted.
Kuud kokkuvõttes on oluline salvestada kliendi Google Drive kausta terve kuu väljavõte PDF kujul (+ vajadusel CSV).
Dokumentide nimetamine
Müügiarved
SmartAccounts kande number [Klient OÜ] arve number
Ostuarved
SmartAccounts kande number [Hankija OÜ] arve number
Pangaväljavõte
20xx-0x Panga nimi
Näide: 2018-07 LHV
Majanduskulud
20xx-0x MK
Lähetuskulud
20xx-0x LK
Isikliku sõiduauto päevikud
20xx-0x SK
SmartAccountsi arve numbri sisestamisel kehtib sama loogika.
Ostuarved
[Arve number]
Majanduskulu aruanded
20xx-xx MK
Lähetuskulu aruanded
20xx-xx LK
Isikliku sõiduauto päevikud
20xx-xx SP
Aastaaruanne
20xx-0x_AA_xx OÜ
Näide: 2017-12_AA_Karu Ehitus OÜ
Sisekontrolli fail
20xx-xx_SK ja AA tööfail_xx OÜ
Näide: 2017-12_SK ja AA tööfail_Karu Ehitus OÜ