Tere kõigile!
Täpsustame meeskonna muudatuste ja kliendiprojektide üleandmise-ülevõtmisega seotud töökorraldust ja tasuarvestust ning eriteenuse ja TEAM chati põhimõtted.
Tasuarvestus kliendi üleandmise–ülevõtmise perioodil.
Kui klienti teenindavad paralleelselt eelmine ja uus raamatupidaja (RMP), siis:
➡️ Selle perioodi tasu on alati tunnipõhine, mitte protsent paketist.
Põhjendus: Kui raamatupidajale pakutakse uut klienti ja talle on määratud 40% paketitasust, kuid üleminekuperioodil töötab ta koos senise raamatupidajaga paralleelselt (nt 2 kuud), siis ei ole võimalik samal perioodil maksta kahele raamatupidajale sama kliendi eest paketipõhist tasu. Seetõttu kasutatakse üleminekuperioodil alati tunnipõhist arvestust.
➡️ Kui klient on ametlikult üle antud uuele raamatupidajale, tuleb sellest teavitada:
TEAM_klient grupivestlusesse
[email protected], kui kliendil TEAM vestlus puudub.
See tagab, et meeskonnal on selge ülevaade, millal üleminekuperiood lõpeb ning millal algab uue raamatupidaja paketipõhine tasuarvestus.
Klaar.me raamatupidamisteenuse osutamise kvaliteet — uuendatud PDF 📄✨
📌Klaar.me teenuse osutamise ja kvaliteedi põhimõtted - LINK
Dokument kirjeldab Klaar.me teenuse standardeid, mis hõlmavad:
suhtlust 🗣️
tööaja jälgimist 🕒
IT-keskkondade kasutamist 💻
raamatupidamise protsesse📊
Meeskonnamuudatus – UP projekt 🔁📁
UP projekt on mõeldud meeskonna muudatusega seotud tööaja fikseerimiseks.
Kui toimub meeskonna muudatus, siis:
kogu sellega seotud aeg tuleb kanda vastava kliendi UP projekti alla (nt UP_h_xx OÜ)
igal kliendil on eraldi UP projekt
projekti loob [email protected], kui muudatus algab
👉 Kui toimub suurema portfelli üleandmine (nt ühel 1-tunnisel koosolekul antakse üle 9 klienti), siis jagatakse koosoleku aeg võrdselt kõigi nende klientide UP projektide vahel.
⚠️ NB! Üldine projekt *TEAM_Muudatus_KLAAR.ME suletakse — edaspidi arvestatakse muudatusega seotud tööd ainult kliendipõhistes UP projektides.
📘 Juhend: Kuidas Togglis sisestatud aega poolitada? — LINK
Kui klient ei reageeri — teavitamise kord 📭⚠️
Selleks, et tagada sujuv töövoog ja vältida olukorda, kus info jääb kinni, palume meeskonnal järgida allolevat põhimõtet:
➡️ Kui klient ei reageeri mõistliku aja jooksul kirjadele, tuleb sellest teada anda aadressile [email protected].
See on oluline, sest:
ilma teavituseta ei pruugi info jõuda teenuse või arvelduse tiimini,
viivitused võivad mõjutada nii klienditööd kui ka tähtaegadest kinnipidamist.
Palume lisada e-maili kohe ka [email protected], kui on näha, et klient ei vasta. See aitab vältida info kadumist.
Eriteenuse meelespea – finantskontrolleri ja raamatupidaja põhivastutused 🛠️📌
Finantskontrolleri roll
Finantskontroller vastutab eriteenuse ajamahu juhtimise ja piiride tagamise eest.
Olulisemad ülesanded:
jälgib, kas eriteenuse ajamaht on lõppemas või täis
vajadusel korraldab omavahelise koosoleku, et täpsustada uuendatud ajamahtu või töömahtu
teavitab [email protected] lisamahu vajadusest
tagab, et eriteenusega ei jätkata, kui maht on täis ja klient pole uut mahtu kinnitanud
kui klient keeldub lisatasust, siis alates 01.01.2025 ei võta Klaar.me töömahu ületamist rahaliselt enda kanda
Raamatupidaja roll
Raamatupidaja vastutab eriteenuse tegeliku töö ja ajakulu eest.
Olulisemad ülesanded:
jälgib, et eriteenuse ajamaht ei saaks ületatud
teavitab [email protected], kui töömaht kasvab või ajakulu ületab planeeritut
ajamahulimiidi täitumisel ei jätkata töid, kuni klient on kinnitanud uue mahu
kui klient keeldub lisatasust, siis samuti alates 01.01.2025 ei võta Klaar.me töömahu ületamist rahaliselt enda kanda
Protsessi visuaal
📌 Eriteenuse protsessi täielik visuaal - LINK
TEAM chatid — uus ja ühtne suhtluskeskkond 💬📢
Selguse ja kvaliteetse sisekommunikatsiooni tagamiseks oleme loonud TEAM chatid.
1. TEAM chat — kogu kliendisuhtlus ühes kohas 🧩
Kõik kliendiga seotud teemad, küsimused ja info peavad liikuma läbi TEAM chatide.
❗ Palun ärge kasutage kliendi teemadeks isiklikke chate.
Jooksvalt loome TEAM chatte ise, kuid kui on kiire, siis anna teada [email protected], et vajalik chat avada.
2. Kes kuuluvad TEAM chati? 👥
Iga TEAM chati liikmed on:
raamatupidaja
finantskontroller
Seal jagatakse infot jooksva raamatupidamise kohta, samuti teenuse ja arveldusega seotud küsimusi.
3. Kuidas suhelda TEAM chatis? 📣
Vestluses tuleb alati kasutada @nimi, kellele teema või ülesanne on suunatud.
See aitab kõigil osapooltel selgelt aru saada, kes peab reageerima.
Näide:
➡️ @Jana palun vaata üle ostuarve nr 1557.
4. “Sinine mumm” ehk unread badge 🔵
Kui TEAM chati juures on sinine mumm, tähendab see, et sulle isiklikult on suunatud teema või küsimus.
Palun reageeri esimesel võimalusel, et töövoog oleks sujuv.
5. Kinnitatud sõnumid TEAM chatis 📌
Olulised kliendiga seotud tööfailid ja info märgitakse sageli kinnitatud sõnumiteks, et need oleks kõigile chati liikmetele kiiresti leitavad.
📘 Juhend:
Kuidas Google Chatis näha kinnitatud sõnumeid?
👉LINK
📚 Uued juhendid Intercomis
Novembris lisandus Klaar.me Help Centerisse kaks uut juhendit – seekord küll tagasihoidlik saak, aga loodetavasti kuluvad need kõigil hästi ära:
Toggl
KLAAR.ME NÄIDISED
Kuupäev: 05.12.2025