Hea kolleeg
Tänaseks oluliseks teemaks on kliendi dokumentide sisestamise ajastamine. See on üks asi, millega me igapäevaselt näeme, et saaks omajagu aega kokku hoida.
Soovitame kokku leppida konkreetse päeva või päevad, millal tegeleme dokumentide sisestamisega. Kuid miks see oluline on?
Miks keskenduda konkreetsetele päevadele?
Ebaefektiivne töö väikeste osade kaupa – iga üksiku arve töötlemine eraldi võtab rohkem aega ja ressursse. Kui sisestada arveid pidevalt väikeste osadena, kulutame energiat, mida saaks paremini kasutada muudeks ülesanneteks. See põhjustab ebavajalikku töökoormust ja vähendab üldist tootlikkust.
Aja parem juhtimine – kui lepime kliendiga kokku ühe või kaks kindlat päeva dokumentide sisestamiseks, saame paremini planeerida oma kui ka kliendi tööaega. See aitab vähendada katkestusi ja tagab, et töö saab tehtud tõhusamalt ja kiiremini.
Kuidas seda kliendiga rakendada?
Alustuseks on oluline, et räägiksime kliendiga avatult ja selgitaksime, miks selline lähenemine on kasulik nii meile kui ka neile. Rõhuta, et kokkulepitud päevade määramine võimaldab meil pakkuda kiiremat ja täpsemat teenust, samas kuidas kliendi jaoks vähendab see ootamatusi ja viivitusi.
Lepi kliendiga kokku üks või kaks päeva nädalas, mil dokumentide sisestamine toimub. Selgita, et see võimaldab meil töövooge paremini planeerida ja ennetada võimalikke vigu, kuna dokumentidega tegelemine toimub süsteemselt, mitte juhuslikult.
Muudatuse elluviimisel on oluline pakkuda kliendile selge ja sõbralik teavitus. Võid koostada lühikese kirja või e-kirja, milles selgitatakse muudatuse kasulikkust ja kuidas see aitab kaasa töö sujuvusele. Näiteks:
"Selleks, et tagada meie koostöö oleks veelgi sujuvam ja efektiivsem, lepime edaspidi kokku kindla(d) päeva(d) teie dokumentide sisestamiseks. See võimaldab meil keskenduda korraga suuremale hulgale dokumentidele, vähendades vigade ohtu ja tagades, et kõik saab õigeks ajaks tehtud."
Muudatuste elluviimine võib alguses tunduda keeruline. Soovita kliendile katsetada uut süsteemi mõni kuu ja vaadake siis koos üle, kuidas see toimib. See annab kliendile võimaluse kohaneda ning aitab sul näha, kas ajakava vajab korrigeerimist.
Kui on küsimusi või vajad lisaabi, siis oleme vaid ühe e-kirja kaugusel: [email protected].
Edukat koostööd soovides,
Klaar.me tiim
Kuupäev: 29.10.2024